Memanage sebuah
Organisasi
Sebuah sumbang piker
pada Latihan Kader Kepemimpinan
Remaja GKJ Semarang Timur
Oleh : V. Mangunsong’s
I. PENDAHULUAN
·
Suatu
kegiatan dilakiukan adalah untuk mencapai tujuan tertentu
·
Kegiatan
itu dapat dilakukan secara individu maupun secara bersama-sama
·
Kegiatan
yang dilakukan bersama-sama perlu adanya organisasi yang baik
·
Organisasi
akan berjalandengan baik apabila ada pengelolaan ( manajemen ) yang baik
II. ORGANISASI
v Menurut George R. Terry organisasi
adalah suatu struktur dengan bagian-bagian yang diintegrasikan hingga hubungan
satu dengan yang lain dipengaruhi oleh hubungan secara keseluruhan
v Menurut Carter Bernard organisasi
adalah sistim kegiatan kerjasama antar dua orang atau lebih
v Menurut Dwight Waldo organisasi
adalah struktur antar hubungan pribadinyang berdasarkan atas wewenang formal
dan kebiasaan-kebiasaan di dalam suatu sistim administrasi
III. MANAJEMEN / MANAGEMENT
Ø Adalah suatu proses kegiatan yang
meliputi perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, pengkoordinasian dan
pengawasan dengan menggunakan sumber daya secara efektif dan efisien untuk
mencapai tujuan yang diinginkan
IV. UNSUR-UNSUR DASAR MANAJEMEN
o Man → manusia → harus memiliki 3 ketrampilan
dasar yaitu : Technical Skills (kemampuan melaksanakan tugas pokoknya) ; Human
Skills (mampu menggunakan sumber daya manusia) ; Conceptual Skills (mengambil
keputusan-keputusan dan menetapkan kebijakan dengan tepat)
o Money → Uang / biaya → segala sesuatu apabila ingin
berjalan lancer harus ada biaya →
“Jer Basuki Mawa Bea”
o Materials → bahan → Setiap kegiatan harus ada obyek
yang jelas yang akan dituju →
dibuat konsep yang jelas dan matang
o Operational → pelaksanaan dari konsep → konsep harus dioperasionalisasi
V. FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN
Menurut George R. Terry fungsi
manajemen ada 4 yaitu :
- Planning yaitu menetapkan apa yang harus dilaksanakan, kapan dan bagaimana pekerjaan akan dilaksanakan. Planning / Perencanaan yang baik meliputi “5 P” yaitu : Purpose ( tujuan ) yang akan dicapai → dirumuskan denganjelas, terperinci dan operasional ; Policy → strategi atau cara untuk mencapai tujuan ; Procedure → sistim komunikasi yang ada dalam organisasi ; Progress → gambaran tentang tahap-tahap pencapaian tujuan yang diukur dengan standard tingkat keberhasilan ; Program → uraian lebih rinci dan operasional tentang kegiatan sehari-hari dalam rangka pelaksanaan perencanaan
- Organizing yaitu pengelompokan orang-orang berdasarkan tugas, wewenang dan tanggung jawabnya → langkah-langkahnya : 1. menetapkan tujuan ; menetapkan tugas organisasi/job description ; 3. perincian kegiatan ; 4. pengelmpokan kegiatan ke dalam fungsi-fungsi ; 5. departementasi ; 6. penetapan kewenangan organisasi ; 7. staffing ; 8. facilitating
- Actuating / penggerakan yaitu proses manajemen yang berhubungan dengan orang-orang → kemampuan menggerakkan orang-orang adalah merupakan suatu seni untuk mempengaruhi atau memotivasi sehingga orang tersebut dengan senang hati dan sukarela melakukan apa yang kita inginkan.
- Controlling / pengawasan yaitu tindakan manajerial yangmengusahakan agar pekerjaan terlaksana sesuai dengan rencana yang ditetapkan → dilakukan secara efektif dan efisien → syaratnya : 1. bersifat fleksibel ; 2. bersifat menyeluruh ; 3. bersifat “fact finding” ; 4. dilakukan oleh semua orang yang terlibat ; 5. bersifat preventif ; 6. bersifat diagnostic ; 7. mampu menjamin adanya tindakan perbaikan ; 8. sederhana dan murah → 4 langkah pengawasan adalah : 1. menetapkan criteria atau standard ; 2. mengumpulkan data / fakta ; 3. melakukan pengukuran ; 4. perbaikan.
VI. MEMANAGE SUATU ORGANISASI
¨ Memanage suatu organisasi adalah
mengatur atau mengelola organisasi sesuai dengan prinsip-prinsip manajemen yang
benar
¨ Bila ingin menjalankan roda
organisasi maka perlu memperhatikan hal-hal sebabai berikut :
a.
Sebagai
suatu proses teoritik, di dalam organisasi erjadi interaksi inter antar anggota
organisasi, sehingga di sini akan terjadi 2 hubungan yaitu hubungan formal dan
informal → dibutuhkan
kerjasama yang baik antar
anggota
b.
Unsure
pokok organisasi adalah adanya 2 orang autau lebih yangbekerjasama, adanya
bentuk hubungan tertentu dan adanya tujuan yang ingin dicapai → koordinasi dan penyempurnaan rangkaian hirarkis;
yaitu rangkaian hubungan anak tangga akibat adanya pembagian tugas dan wewenang
dari yang paling bawah sampai yang paling tinggi
c.
Perlu
memperhatikan unsur : perencanaan,
penentuan keputusan, pembimbingan, pengorganisasian, pengendalian dan
penyempurnaan sistim kerja
d.
Sebagai
pelaku manajemen harus selalu dikembangkan prinsip-prinsip : sense
of belonging ( rasa memiliki ) ; sense of responsibility ( rasa turut
bertanggung jawab ) ; sense of participation ( rasa turut
serta )
VII. KONSEP MANAJEMEN TERAPAN
§ MBO
( Management By Objective )
→ upaya manajerial
untuk melakukan pendekatan bagi pencapaian tujuan → konsep MBO dipakai untuk mencapai
tujuan khusus yang telah ditetapkan bersama → syarat yang tituntut adalah penyusunan tujuan yang
nyata (tangible), dapat dibuktikan (verifiable), dapat
diukur (measurable) →
sangat berguna bila setiap orang merasa terlibat dalam menentukan tujuan atau
sasaran organisasi →
sangat menolong mereka untuk mengevaluasi dirinya →sangat berguna bagi Performance Appraisal (penilaian
kinerja) → kelamahan
: a. jika penentuaan tujuan/sasaran tidak melibatkan atau mewakili seluruh
anggota, usaha pencapaian tujuan tentu tidak akan efektif ; b. dalam prakteknya
banyak mengalami kesulitan dengan kekompleksan tujuan yang muncul dari para
anggotanya ( kerap kali yang muncul adalah jalan tengah yang tidak
menyel;esaikan masalah atau bahkan hanya putusan sepihakl dari pihak pimpinan
; yangsangat ditakutkan adalah munculnya
sikap oportunis/mengambil keuntungan para anggota organisasi untuk mencapai
tujuannya
§ TQC
( Total Quality control ) →
proses penyatuan arus operasional dari suatu organisasi untuk mrncapai
efisiensi dan efektivitas yang tinggi →
kualitas menjadi tekanan utama →
setiap kesalahan / pemborosan harus segera dapat diketahui dan diatasi → syarat utama bagi pemberlakuan
TQC adalah keterbukaan, kerjasama dan keberanian untuk memberikan kritik serta
melakukan perubahan →
falsafahnya : bagaimana melakukan perobahan untuk terus dapat meningkatkan
kinerja, namun terus dapat meningkatkan efisiensi → kelemahannya : asumsi dasarnya
adalah memperlakukan manusia seperti mesin ; tingginya tingkat saling
ketergantungan antar individu dalam proses manajemen tesebut → dalam TQC seseorang lebih
diharapkan sebagai generalis daripada spesialis agar kesalahan atau
ketidakhadiran seseorang dapat segera digantikan oleh orang lain
§ TQM
( Total Quality Management )
→ sistim manajemen
yang berfokus pada orang dan bertujuan untuk meningkatkan kepuasan orang yang
dilayani → penerapan
TQM ini sebenarnya merupakan respon terhadap kompetisi global dan perubahan
paradigma yang terjadi di dalamnya→
dalam TQM bangunan dasar manajemen yaitu : paradigma, keyakinan dan nilai dasar
serta sistim/informasi manajemen ditata ulang → kerangka berpikir dalam pengembangan TQM selalu di,mulai
dari asumsi tentang kenyataan lingkungan (bicara jujur tentang realitas dan
berusaha melihat paradigma yang berkembang yang kemudian diunagkapkan dalam
misi organisasi →
dalam misi ini yang perlu diketahui adalah kebutuhannya apa ? Siapa sasarannya ? kegiatannya apa ?
Kemampuan kita bagaimana ? barulah disusun visi dan perencanaan kegiatan → perlu menyusun kembali global
mindset (penataan mental menyeluruh) → kelemahannya terletak pada karakter pelaku
manajemennya. Jika ia orang malas, tidak mau berkembang dan berkemampuan rendah
maka konsep ini akan sulit dilaksanakan ; karena TQM selalu berpacu pada
perubahan maka setiap pelaku manajemen akan dituntut selalu siap berubah
§ TQS
( Total Quality Service ) → pengembangan dari konsep TQM, bila
TQM kebutuhan pelanggan masih dilihat dan dilayani sebagai kebutuhasn kelompok,
TQS kebutuhan pelanggan dilihat dari kebutuhan personal yang khas (sebagai
bentuk pelayanan) →
konsekuensinya segala aspek atau fungsi manajemen harus disesuaikan dengan
pelanggan. Oleh karena itu perubahan sistim dan budaya organisasi sangat
dipengaruhi penyesuaiakan tersebut →
dalam TQS mutu pelayanan menjadi faktor penentu sekalihgus pembeda dalam
kehidupannya → proses
menjadi ukuran dan criteria yang sangat penting → kelemahan yang sangat menonjol dalri TQS adalah
terlalu lamanya kita terlibat dalam proses pelayanan. Ini akan sangat
melelahkand an membosankan, namun demikian inilah fakta perkembangan dunia
manajemen modern, yang telah menciptakan kompetisi yang sangat tinggi dan
menuntut pelayanan yangf sangat individual
§ Simpulan : pada prakteknya sulit
mendapatkan praktek manajemen yang 100% murni dalam menerapakan satu konsep
manajemen ; dari keempat bkonsep itu kita melihat adanya bagian yang tumpang
tindh, yaitu efektivitas pencapaian tujuan atau sasarankita harus pandai
memilih konsep mana yang tepat untuk gereja kita
VIII. LANGKAH-LANGKAH MEMANAGE SUATU ORGANISASI
1.
Penentuan
Visi, Misi dan Tujuan →
Visinya apa ? → untuk
mencapai visi apa yang harus dikerjakan berdasarkan tujuannya
2. Penentuan Sasaran Atau Isu
Strategis → fungsi
utamanya adalah penentuan/pemilihan dan pengembangan kunci keberhasilan untuk
mencapai visi dan misinya
3. Penentuan langkah-langkah
strategis → melalui
SWOT analysis ( Strength/kekuatan, Weakness/kelemahan, Opportunity/kesempatan
atau peluang dan Threat/ancaman atau
hambatan ) → kemudian
susun kegiatan dengan memperhatikan : nama, tujuan, sasaran, bentuk, waktu dan
tempat, anggaran, penanggung jawab, referensi/catatan
4. Mengorganisir dan menggerakkan apa
yang sudah direncanakan →
perhatikan sasaran utama maupun sasaran antara ( jangka panjang maupunjangka
pendek ) → susunlah
time schedule ( jadwal kegiatan ) secara terperinci dengan memperhatikan job
descriptions yang jelas →
melaksanaklan program yang disusun berdasarkan time schedule yang ada → kemungkinan ada
hambatan/kesulitan maka diperlukan analisis kembali untuk kemudian menentukan
langkah strategis baru untuk mencapai visinya atau tujuannya
5. Mengkontrol segala sesuatu yang
dikerjakan dengan berpedoman pada job descriptions dan time schedulenya → bila mengalamai hambatan atau
segala sesuatu yang tidak beres atau menyimpang dari rencana ataupun time
schedulenya segera lakukan koordinasi atau laporkan kepada orang yang lebih
berwenang atau berkompeten pada bidangnya.
6. Membuat pelaporan secara lengkap
apa yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya sesuai dengan job descriptionsnya,
baik itu apa yang direncanakan, apa yang sudah dilaksanakan, apa yang tidak
dapat terlaksana, apa hambatannya, berapa prosentase keberhasilan pelaksanaan
tugas dan kesimpulannya
7. Melakukan evaluasi secara
menyeluruh apakah yang direncanakan kemudian dilaksanakan itu mampu mewujudkan
visi yang menjadi cita-cita bersama.
IX. PENUTUP
Mewujudkan suatu harapan menjadi
kenyataan itu sangatlah tidak mudah, akan tetapi lebih baik kita mencoba
melakukan usaha menggapai harapan daripada kita tidak pernah tahu dan tidak mau
tahu bagaimana harapan itu harus kita capai Catatan diatas hanyalah sebagian
kecil dari usaha kita untuk mewujudkan impian menjadi suatu kenyataan, namun
dari hal-hal kecil inilah kita akan menemukan perkara-perkara besar Alangkah lebih baik apabila kita
mau menjadi orang dapat dipakai untuk segala sesuatu yang orang lain kerjaklan,
walaupun kita hanya menjadi ekor atau bagian kecil dari kukunya Selamat melayani, Tuhan memberkati
dan ingatlah : “upahmu besar di surga”
Catatan
kaki :
-
materi
ini disarikan dari berbagai sumber dan referensi yang relevan
